2 méthodes pour améliorer votre productivité et ne pas vous laisser déborder
Se lancer dans l’entrepreneuriat sur le web demande beaucoup d’investissement, en temps mais aussi en énergie. Vous êtes chef d’entreprise et vous avez quatre pôles à assumer : votre expertise, la technique, le marketing et la gestion de votre business. Vous pouvez très vite vous sentir débordé et ne plus savoir où mener de la tête. Découragements et abandons sont fréquents, surtout chez les nouveaux entrepreneurs. Ils seraient 9 sur 10 à abandonner avant même d’avoir réellement développé leur idée. Heureusement, des méthodes efficaces existent pour optimiser votre temps et améliorer votre productivité. Aujourd’hui, nous avons choisi de vous en présenter deux très intéressantes et relativement simples à appliquer : la méthode Pomodoro et la méthode SMART.
La méthode Pomodoro pour optimiser son temps
La méthode Pomodoro a été créée dans les années 1980 par un entrepreneur italien du nom de Francesco Cirillo. Elle est très vite devenue un outil de gestion du temps utilisé par des millions de personnes à travers le monde.
« Pomodoro » signifie « tomate » en italien. Ce nom fait référence au minuteur de cuisine en forme de tomate que Cirillo utilisait pour gérer son temps lorsqu’il était étudiant. À cette époque, il lui était difficile de rester concentré car il se laissait facilement distraire par l’extérieur. C’est en cherchant une solution à ce problème qu’est née sa méthode.
La méthode Pomodoro part des constats suivants :
- pour aller plus vite, il faut se concentrer intensément sur une seule tâche à la fois ;
- pour stimuler son intellect, il est nécessaire d’empêcher les interruptions imprévues et de programmer des pauses régulières.
La technique est simple et se décompose comme suit :
- Réglez votre minuteur sur 25 minutes
Ne consacrez ces 25 minutes qu’à une seule tâche, que vous aurez préalablement déterminée. Ne vous interrompez pas pour passer à une autre tâche, aussi urgente soit-elle ! Et pour empêcher toute forme de distraction ou de sollicitation pendant ce laps de temps, pensez à éteindre votre téléphone et ne consultez pas vos emails et réseaux sociaux.
- Prenez une courte pause de 5 minutes
Les 25 minutes sont écoulées. Vous pouvez cocher la tâche que vous venez d’accomplir et passer à un peu de distraction. Lisez vos sms, préparez-vous un café, aérez-vous, marchez un peu, en bref : ressourcez-vous.
Ce temps de pause est très important pour améliorer vos performances car il permettra d’éviter l’épuisement mental.
- Répétez la session de travail de 25 minutes et la pause de 5 minutes
Une fois les 5 minutes de pause écoulées, remettez-vous au travail pendant 25 minutes sur une seconde tâche. Respectez là aussi les conditions vues précédemment.
Attention, pensez à bien considérer vos tâches administratives (traitement des emails, envois de devis, etc.) comme des sessions de travail. Cela vous évitera de déborder sur vos temps de pause qui sont si précieux.
- Après 4 sessions, prenez une longue pause de 20 à 30 minutes
Après 4 sessions de 25 minutes, vous avez accompli un travail intensif et productif. Il est temps de vous détendre, de relâcher votre corps et votre esprit. Éloignez-vous de votre bureau et procédez à une vraie coupure. C’est peut-être le moment de déjeuner ou d’appeler un ami ? Ces temps de pause sont extrêmement importants.
La méthode SMART pour améliorer sa productivité
La méthode SMART est une méthode de « management par objectifs » qui a été développée par des économistes américains entre les années 1950 et 1980. Elle vise à fixer des objectifs concrets et réalisables. En fait, c’est un moyen mnémotechnique qui permet de décrire ses objectifs de façon claire afin d’avoir plus de chance de les atteindre.
En anglais, le mot « smart » signifie « intelligent ». Ici, il est utilisé comme acronyme pour signifier : « Specific », « Measurable », « Ambitious », « Relevant » and « Timed ».
En français, il reprend la première lettre des mots suivants :
- S pour Spécifique ;
- M pour Mesurable ;
- A pour Ambitieux ;
- R pour Réaliste ;
- T pour Temporel.
Selon la méthode SMART, vous devez définir vos objectifs de façon à ce qu’ils soient :
- Spécifiques
Un objectif doit être en lien direct avec le travail de celui qui est chargé de le réaliser. Vos objectifs devront donc être personnalisés et notamment caractéristiques de votre activité. Le S de SMART peut aussi signifier « Simple ». Votre objectif devra être simple, clair, compréhensible. C’est une donnée importante si vous souhaitez éviter de perdre du temps.
- Mesurables
Vous devez pouvoir mesurer vos objectifs, en définir la qualité et/ou la quantité. C’est-à-dire que vous devrez fixer des indicateurs, voire des seuils précis à atteindre pour chacun de vos objectifs. Cela vous permettra de savoir quand ils seront atteints, mais également d’évaluer où vous en êtes dans votre progression.
- Ambitieux
La méthode SMART précise que pour être motivant, un objectif doit être grand et ambitieux. Car ainsi, il représentera un défi, un challenge. Il vous conduira donc à vous surpasser. Lorsque l’on est inspiré, on donne le meilleur de nous-même. On est capable de penser et d’agir différemment, on est capable d’innovation. C’est souvent ce qui produit les meilleurs résultats.
- Réalistes
Mais attention, pour que vos objectifs soient atteignables, vous devrez veiller à ce qu’ils soient raisonnables. Et donc réalistes. Il faut pouvoir vous dire que vous avez toutes les chances de les atteindre. S’ils s’avèrent trop ambitieux, vous pourriez être tenté d’abandonner.
- Temporels
Enfin, vos objectifs devront être délimités dans le temps. Vous devez vous fixer des dates précises, clairement définies. Par exemple « au 31 décembre » plutôt que « d’ici à la fin de l’année », ou encore « dans une semaine » plutôt que « le plus rapidement possible ». Si vous restez trop vague, vous risquez d’être moins encouragé à passer à l’action.
Nous venons de vous présenter deux méthodes pour améliorer votre productivité. La technique Pomodoro est particulièrement intéressante pour les indépendants qui exercent leur activité depuis leur domicile. Elle permet de se focaliser sur son travail en mettant de côté les sollicitations, comme celles de son environnement familial. De son côté, la méthode SMART a été pensée pour un management en entreprise. Mais elle est tout à fait transposable à une entreprise individuelle.
Bien sûr, ces techniques sont adaptables en fonction de vos besoins. C’est à vous de trouver l’organisation qui vous convient le mieux, sachant qu’il est courant de s’inspirer de plusieurs méthodes.
Si vous souhaitez commencer à créer avec LearnyBox, inscrivez-vous à l’offre Learny Découverte en cliquant sur ce lien.
