Comment être organisé et efficace ?

  Lorsque l'on débute une activité d'entrepreneur, il est important de réfléchir à son organisation quotidienne pour ne pas perdre de temps et être efficace et productif.  Je ne vous apprends rien "le temps c'est de l'argent"! Comme dirait l'autre. Anticiper et gérer son emploi du temps, même si vous êtes freelance, c'est possible. Ménager sa vie professionnelle et sa vie personnelle pour y trouver un équilibre c'est également réalisable. être débutant et ne pas être débordé par son activité c'est faisable sans problème. Le tout est de savoir ce que vous, entrepreneur, vous allez utiliser comme techniques, comme méthodes pour gagner du temps ou au moins ne pas en perdre. Avant d'appliquer, encore faut-il en connaître quelques unes ! Dans cet article, justement, je vais vous parler de trois méthodes complémentaires qui vont faire de vous, un entrepreneur zen, dynamique et ultra efficace.

Première méthode d'organisation : le batching

Mais de quoi perle t-on ? Le batching est un terme anglais qui vient du verbe batch, qui signifie grouper. Donc pour le définir version française, le batching est une méthode de travail qui consiste à regrouper sur un temps, une période, les tâches similaires ou nécessitant des compétences proches.

En faisant de cette manière, vous allez être plus concentré lors de l'exécution des tâches et ainsi vous allez éviter de perdre du temps. Vouloir traiter les tâches comme elles viennent au long de la journée et le fait de passer d'une tâche à l'autre systématiquement au grès de votre humeur, sans rien prévoir, est la meilleure façon de vous fatiguer et de vous stresser. Pourquoi ? Parce qu'il faut un certain temps pour entrer réellement dans une activité, être pleinement concentré et donc productif. Si vous passez votre temps à enchaîner les tâches sans réflexion, sans coordination, vous allez devoir rallonger vos journées alors que ne souhaiteriez qu'une seule chose : vous reposer! Naviguer entre plusieurs activités en même temps, ou sur un temps court, va vous demander beaucoup plus d'efforts de concentration et d'énergie. Le multitasking est également une façon de travailler, me direz-vous ! C'est d'ailleurs la façon de travailler la plus courante et peu importe le domaine professionnel, car donne le sentiment, l'impression de gérer plusieurs choses en même temps. Ce qui n'est qu'une pure illusion car si on fait le bilan en fin de journée ou de semaine, on a tout commencé ! Certes ! Mais rien n'est terminé. Rien de tel pour se miner le moral. C'est donc pour cette raison, que vous allez organiser un vrai emploi du temps avec des temps réservés, par semaine, par mois, ou même par jour, à des tâches similaires.

Si je prends l'exemple de la facturation. Vous serez plus efficace à vous garder une journée, un créneau dans le mois pour faire toutes vos factures plutôt que de les faire au compte-gouttes. Vous allez aussi automatiser certains réflexes. Au bout de la troisième facture faite dans la matinée, vous intégrerez mieux la procédure, votre check-list sera parfaitement mémorisée. 

Il n'y a pas que la facturation que je peux vous citer. Vous pouvez également appliquer le même principe pour la lecture et le traitement de vos mails. D'après vous, est-il plus efficace de gérer les emails les uns après les autres dès qu'ils arrivent sur votre boîte ou de ne les traiter tous qu'une ou deux fois par jour ? 

Dois-je encore vous convaincre ? Je ne pense pas, vous avez saisi l'avantage de travailler par blocs.

Deuxième technique de travail : la méthode pomodoro

En italien, pomodoro signifie tomate. Mais en quoi une tomate peut vous aider à gagner en efficacité ? En réalité, il s'agit du minuteur en forme de tomate et non du fruit à manger. Le principe est de s'accorder des séquences de travail courtes mais toujours de mêmes durées entrecoupées de pauses régulières. Pourquoi séquencer sa concentration ? Tout simplement parce que travailler des temps longs sur une même tâche est fatiguant intellectuellement et contre-productif. Donc pour vous éviter de baisser les bras face à une tâche nécessitant beaucoup de concentration, la méthode pomodoro  va vous accompagner pour garder les idées claires du début à la fin. 

Concrèrement, vous programmez votre belle tomate vintage (ou votre appli) sur 25 minutes puis vous ferez une pause (une vraie pause) de 5 minutes. Au bout de 4 cycles de 25 minutes, il est important de vous aérez l'esprit 15 minutes. Puis vous reprenez l'alternance. Si je devais imager cette technique, je ferai la comparaison avec l'envie d'arriver en haut d'une montagne : préférez-vous prendre l'escalier ou allez-vous directement vous rendre au sommet sans vous ménager ? Bon, là je crois que tout le monde a fait le même choix !

Pour garder maximale l'efficacité de cette méthode, il est indispensable de s'éloigner de toutes distractions, vous comprenez bien pourquoi ! Vous n'arriverez jamais en haut de la montagne si vous passez votre temps au téléphone par exemple. 

Troisième méthode pour être efficace : le chronotype

Autrement appelé le cycle circadien, il s'agit ici de déterminer les moments de la journée où vous êtes le plus productif. L'avantage d'être à son compte c'est justement pour ne pas s'imposer des horaire de bureau. Vous avez la liberté de vous organiser comme vous le voulez mais aussi selon vos obligations personnelles, et pas l'inverse. Acceptez et reconnaissez que vous ne pouvez pas être efficace  de la même manière de 8h00 le matin à 21h00 le soir. Apprenez à vous connaître et faîtes en conséquence. Tout le monde n'est pas disponible dès le réveil pour rédiger ou créer, certains sont plus efficaces en début de soirée plutôt qu'en début de journée ! Il faut juste apprendre à profiter de votre liberté de non-salarié pour devenir un entrepreneur "qui déchire "!  Pas de complexes à avoir, programmez vos activités selon le moment de la journée où il sera plus pertinent de le faire. Pour vous connaitre mieux, vous trouverez facilement le petit test à réaliser sur le net . 

Outre le vocabulaire en langue étrangère appris  dans l'article, vous aurez cernés les grands principes des trois méthodes exposées. Pour la gestion du temps en blocs, les compétences différentes correspondent à des tâches différentes : les tâches administratives ne monopolisent pas les mêmes compétences que les tâches commerciales ou que les tâches de création. Pour être efficace sur une tâche, il est pertinent de séquencer le temps et de se ménager si on souhaite arriver au bout de son activité en pleine forme. Et enfin, assumez le chemin différent des autres que vous avez choisi en étant indépendant et profitez de des avantages du statut ! 

Je vous ai parlé de méthodes pour être efficace et productif mais il existe aussi des outils redoutables. Allez jeter un oeil sur LearnyBox !