Comment gérer efficacement sa boîte mail ?

Mail, email, courrier électronique sont autant d'appellations pour ce petit message échangé très rapidement avec un ou des milliers de personnes en même temps. Sacrée révolution ! Réagir rapidement est souvent la source d'une réussite. Quand on est solo-preneur, on accorde énormément d'importance aux réseaux de communication. Logique c'est la base de votre business ! Pour autant, si dès le début on ne s'impose pas des règles de gestion de notre boîte de messagerie électronique, le bonheur de l'expérience freelance peut vite tourner au cauchemar et ainsi mettre en péril votre business aussi digital qu'il soit ! 

Petit tour d'horizon de 5 outils ou des astuces qui vont vous permettre de rester réactif et efficace au quotidien dans la gestion de votre entreprise.

 1-S'organiser

Le batching est une méthode d'organisation professionnelle qui consiste à se réserver des moments où une seule et même compétence est requise. La gestion de votre boite de réception est un temps qu'il vaut mieux éviter de fractionner si l'on souhaite rester efficace. Pour ne pas être distrait par l'arrivée d'un courriel, je vous invite à désactiver vos alertes ou notifications. Ainsi, selon votre activité du moment, vous resterez focalisé sur ce que vous devez faire. 

 2-Automatiser ses réponses mails

Sachant que dans votre activité d'entrepreneur vous allez rédiger très fréquemment des mails de même type, pourquoi ne pas envisager des réponses automatiques ! La plus connue étant "je suis absent pendant 7 jours, bla bla bla ". Pour autant, si vous aviez recours à un modèle d'email tout fait pour les remerciements clients ou pour l'envoi des factures par exemples, vous seriez plus productif. 

Heureusement nous avons dépassé ce stade basique depuis bien longtemps et il est désormais possible d'automatiser sa communication marketing et ses réponses emails grâce à des outils très performants comme les autorépondeurs. Si vous deviez répondre individuellement à chaque sollicitation de lecteurs ou prospects pour l'acquisition de votre produit, vous seriez très limité en temps et en clients par conséquent. D'où l'intérêt de ce type d'outils. 

3-Ranger les emails par statut

Je ne l'ai pas précisé dès le début mais la boite de réception ne doit rester qu'un lieu de transition vers un dossier. L'objectif pour vous lorsque vous traitez vos courriels, est d'apporter une réponse à chaque mail ouvert. Soit vous prenez l'information, soit vous répondez, soit vous transférez vers un autre interlocuteur ou collaborateur puis surtout ensuite vous le rangez.  Mais quel classement choisir ?

• Par émetteur : clients, services
• Par type d'information ou thématique : commandes, newsletters, prospection, publicité...
• Par statut : urgent, à traiter, autres messages
• Par priorités: aujourd'hui, cette semaine, ce mois ou alors maintenant, à court terme, à long terme

Vous adoptez le rangement qui convient le mieux à votre façon de travailler et à votre rythme. Pour autant, une fois que votre moment de travail sur vos mails est terminé, votre boite de réception doit être vide. Rien ne doit rester en attente, faute de procrastiner et se retrouver déborder. Peu importe l'activité sur laquelle vous vous penchez, restez pro-actif !

4-Soigner l'objet de votre mail

Lorsqu'il s'agit de rédiger l'objet de notre message, on ne se dit pas que si l'on doit le rechercher à un moment ou un autre, autant clairement l'identifier. Ne surtout pas le négliger donc. L'objet de vos emails doivent résumer le corps de vos messages et contenir les informations essentielles. Les mails ont pour vocation d'être succincts. Soyez clair et direct dans le fond, mais attention à la forme. Il s'agit de votre image, de votre personnalité, de vos valeurs que vous affichez !

Voici une proposition de rédaction d'objet efficace :

                                   (nom de votre entreprise) / (nom de votre client) / (suivi de RDV)

Ainsi le client en recevant votre message, sait qu'elle entreprise lui écrit et pourquoi. Et vous de votre côté, il vous sera plus facile de les classer par la suite. 

5-Nettoyer sa messagerie

Même si la technologie avance, vous ne pouvez pas compter exclusivement sur votre dossier "spams" pour faire le tri dans vos courriels. Faire le ménage parmi ses emails fait parti des actes participant à l'avancement de votre business. Je m'explique. Entre votre tout début de lancement de votre activité et 6 mois plus tard, vous avez évolué dans vos objectifs, vous vous êtes adaptés à votre audience. Il est donc aussi important de faire évoluer votre boite de messagerie. Pourquoi ne pas se désabonner des Newsletters qui ne vous inspirent plus pour votre activité par exemple ? Vous pouvez aussi recourir à des petits logiciels qui vont scanner vos messages et vous proposer des suppressions !

Lorsque vous utilisez un autorépondeur, la démarche est identique pour retirer les adresses mails qui ne suivent plus vos publications. 

Votre temps est précieux et c'est de cela que dépend la réussite de votre business. Plus votre boîte mail sera claire et plus vos idées et objectifs le seront également. 

Comment conserver un Mindset de gagnant ? En étant bien organisé et savoir utiliser les astuces et outils qui permettent d'avancer continuellement.  À vous de trouver le bon équilibre entre efficacité, rapidité d'action et perfection de la tâche. Dans l'article, je vous ai parlé des autorépondeurs, pour en savoir plus sur ce type d'outil et en découvrir d'autres, c'est par ici ! https://learnybox.com/tarifs/