Gestion du temps : 3 lois pour vous organiser efficacement
En tant qu’entrepreneur, vous savez mieux que personne à quel point le temps qui passe ne se rattrape pas. Entre les tâches quotidiennes, les rendez-vous, les appels clients, la gestion administrative, la communication marketing et toute le reste, vous pouvez facilement vous retrouver débordé. Le temps est votre ressource la plus précieuse mais il peut aussi devenir très vite votre pire ennemi. Il est donc important de vous constituer une organisation de travail efficace. Et une organisation efficace, cela signifie : planification et optimisation de votre temps. C’est un point essentiel. Maîtriser son temps est réellement une des clés de la réussite de l’entrepreneuriat. Saviez-vous qu’il existe des lois qui régissent notre rapport au temps ? Il vous sera très utile de les connaître car elles vous permettront de tirer le meilleur parti de vos sessions de travail. Elles vous permettront de vous organiser de manière bien plus efficace. Nous avons décidé aujourd’hui de vous présenter trois de ces lois : la loi de Pareto, la loi de Parkinson et la loi de Carlson.
La loi de Pareto pour une organisation efficace
La loi de Pareto, également appelée loi des 80/20, nous vient d’un économiste italien du 19ème siècle. Elle a ensuite été affirmée par un qualiticien dans les années 1950. Elle est un outil fondamental dans le domaine de gestion de la qualité.
À l’origine, Vilfredo Pareto avait fait le constat que 80 % des richesses du monde étaient détenues par seulement 20 % de la population. Il a alors été mis en évidence le principe selon lequel 20 % des actions rapporteraient 80 % des résultats.
La loi de Pareto a étendu ce principe à un grand nombre de domaines différents. À quelques proportions près bien sûr, puisque le ratio peut parfois être de 70/30 par exemple.
Ainsi, entendez que :
- 20 % des clients vous rapportent 80 % de votre chiffre d’affaires ;
- 20 % de vos actions vous amènent à 80 % de résultats ;
- 80 % de votre temps est consacré à 20 % de vos tâches ;
- 20 % de votre journée conduit à 80 % de votre productivité ;
- etc.
Mais il faut surtout comprendre que, en général, seule une minorité de vos actions nous mène à l’essentiel de vos objectifs. Il est donc primordial de concentrer vos efforts sur l’essentiel et de vous fixer les bonnes priorités.
En mettant en application cette loi dans votre vie professionnelle, mais aussi personnelle, vous prendrez des décisions bien plus pertinentes. Vous parviendrez à prioriser vos actions en distinguant ce qui est important de ce qui est secondaire.
Optimisation du temps : La loi de Parkinson
La loi de Parkinson est extrêmement importante lorsque l’on s’intéresse à la gestion du temps. Tout entrepreneur devrait la garder à l’esprit afin de mieux s’organiser et être plus productif.
Cette loi nous vient de Cyril Parkinson, écrivain et historien britannique du 20ème siècle. Parkinson avait remarqué que, au fur et à mesure que la bureaucratie anglaise se développait, cette dernière devenait de plus en plus inefficace dans sa manière de fonctionner.
Parkinson a ensuite étendu cette observation à d’autres domaines. Il en a conclu que plus la taille de quelque chose augmentait, plus son efficacité diminuait.
Constatant que des tâches simples pouvaient devenir plus complexes en fonction du temps qui leur était accordé, ses recherches l’ont mené à sa fameuse « loi de Parkinson ». Cette dernière, publiée en 1955, part du principe que : « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».
Ainsi, plus vous aurez de temps pour faire quelque chose, plus vous mettrez de temps à l’accomplir. À l’inverse, plus le délai de réalisation sera court, plus la tâche sera simple et rapide à réaliser pour vous. Et cela s’applique, là aussi, à toutes les tâches du quotidien, qu’elles soient personnelles ou professionnelles.
Connaître cette loi vous permettra de saisir l’importance de vous fixer des délais et de vous imposer des limites afin de ne pas perdre de temps inutilement.
La loi de Carlson pour éviter de se disperser
Troisième loi qui vous permettra d’être productif et notamment d’atteindre plus rapidement vos objectifs : la loi de Carlson. On doit cette loi à Sune Carlson, économiste suédois qui a étudié le travail des managers au début des années 1950. Carlson s’était rendu compte que ces derniers étaient constamment sollicités, et donc interrompus dans leur travail, et que cela nuisait fortement à leur productivité.
L’économiste avait alors déduit de ses recherches que : « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».
En effet, après avoir été interrompus, une forte dose d’énergie et de concentration est nécessaire pour nous reconnecter à la tâche sur laquelle nous étions en train de travailler. Certains disent même qu’il faudrait plus d’une vingtaine de minutes pour nous y remettre pleinement !
De nos jours, les possibilités de distraction sont extrêmement nombreuses. Il n’est pas besoin d’occuper un poste de manager ou de cadre pour voir son travail régulièrement entrecoupé. Appels téléphoniques, emails, réseaux sociaux et bien d’autres sollicitations nous sortent à tout moment de notre concentration. Il est très difficile ensuite de retrouver une bonne attention. Des erreurs sont plus facilement commises et le sentiment de ne pas avancer peut nous conduire au stress et au découragement.
La loi de Carlson vous aidera donc à couper toute source de distraction lorsque vous devrez vous concentrer sur une tâche spécifique. Peut-être penserez-vous désormais à mettre votre téléphone sur silencieux. Peut-être penserez-vous également à réorganiser votre journée, en dégageant un créneau spécifique pour la consultation des mails et réseaux sociaux par exemple.
Carlson est allé encore plus loin en théorisant ce que l’on peut appeler des « séquences homogènes » : il est bien plus efficace et productif de regrouper les tâches de même nature et de les effectuer dans le même temps.
Vous venez de découvrir trois lois très utiles concernant la gestion du temps. Les prendre en compte dans votre organisation vous permettra d’être beaucoup plus productif.
Comptez-vous appliquer le principe 20/80 ? Allez-vous fixer des délais plus courts à vos sessions de travail ? Mais surtout, allez-vous réussir à vous concentrer sur une seule et même tâche à la fois, sans distraction ?
C’est tout ce que l’on vous souhaite. Votre entreprise, toute comme votre vie personnelle, n’en retireront que des bénéfices !
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