Certification Qualiopi : Les 7 critères qualité à remplir

Vous souhaitez obtenir la certification Qualiopi pour rendre votre offre de formation éligible à un financement ? Si vous avez consulté les textes, vous savez que vous allez devoir passer un audit auprès d’un organisme habilité par l’État. Cet audit devra se baser sur un référentiel de 7 critères qualité, eux-mêmes déclinés en en 22 ou en 32 indicateurs suivant le type de prestataire. Nous vous conseillons de commencer dès maintenant à travailler votre conformité aux critères du référentiel. Ces derniers sont présentés en annexe du Décret du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences. Vous constaterez qu’il n’est pas forcément aisé de s’y retrouver et de maîtriser toutes les notions. C’est pourquoi nous vous proposons aujourd’hui de vous simplifier la compréhension de ce qui est demandé, critère par critère.

Critère n°1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

Pour remplir ce critère, vous devez prouver que vous transmettez bien des informations détaillées et actualisées sur votre offre de formation. Ces informations doivent être accessibles et vérifiables par votre public.

Vous pouvez pour cela vous servir de l’intégralité de vos supports de communication : réseaux sociaux, site web, campagnes de publicité, pages de vente, programme de formation, etc.

Vous devez également pouvoir donner une indication chiffrée des résultats de vos élèves. Des bilans et enquêtes de satisfaction peuvent vous y aider. Le nombre d’élèves, le taux d’interruption de formation, de réussite, tous ces chiffres vous seront également utiles.

Critère n°2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations

Vous devez pouvoir démontrer que vous avez pris en compte les besoins de vos élèves pour concevoir et proposer votre offre de formation. Il vous faudra également pouvoir communiquer les procédures de vérification des acquis et conditions d’accès à la formation. Enfin, vous devrez avoir fixé des objectifs, créé un parcours de formation séquencé et mis en place des modalités d’évaluation. Évidemment, vos contenus de formation doivent être en lien avec les compétences visées et obtenues.

Les éléments de preuve à votre disposition sont les suivants : grilles d’analyse, résultats d’étude ou de questionnaire, enquêtes, définition de critères de compétences, modalités et outils d’évaluation des modules de formation, etc.

Critère n°3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

Vous devez ici prouver que vous accompagnez vos apprenants à chaque étape. Ces derniers doivent pouvoir se sentir suivis, et leurs éventuelles difficultés doivent avoir été anticipées. Pour cela, il vous est demandé une transparence totale.

Vous devez en effet impérativement :

• informer sur les conditions de déroulement de la formation ;
• adapter l’ensemble de votre prestation aux situations et aux profils des élèves ;
• évaluer l’atteinte des objectifs ;
• encourager l’investissement et mettre tout en œuvre pour éviter les abandons ;
• respecter les exigences légales demandées pour certaines certifications.

Vous pouvez préparer les documents suivants en vue de l’audit Qualité : organigramme des accompagnants pédagogiques, conditions générales d’utilisation, contenu et déroulé de la formation, programmes et calendriers, modalités pédagogiques, outils d’évaluation, suivi des échanges, taux de réussite, etc.

Critère n°4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre

Pour remplir ce critère, vous devez pouvoir démontrer que les différents moyens matériels, humains et pédagogiques que vous proposez sont bien en cohérence avec votre offre de formation. Vous devez également avoir mis tout en œuvre pour que vos apprenants s’approprient ces ressources sans difficultés.

Cela vous demandera au préalable d’être très rigoureux dans votre organisation car de nombreux documents pourront vous être demandés : liste et cv des intervenants, contrats de prestations de services, matériel utilisé, outils numériques, supports de formation, fiches pratiques ou vidéos explicatives, modalités d’accès aux ressources, plateformes pédagogiques numériques, etc.

Critère n°5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

Vous devrez avoir consciencieusement déterminé et évalué les compétences de vos formateurs et intervenants afin de garantir la qualité de vos prestations. Il vous est en outre demandé de veiller au maintien, à la mise à jour et au bon développement des compétences en question.

Vous pourrez alors fournir plusieurs types de preuves : analyse des besoins de compétences et de connaissances, modalités de recrutement, comptes rendus d’entretiens, curriculum vitae, diplômes ou certifications des formateurs, groupes d’échange et d’analyse des pratiques, outils d’évaluation, plan de développement des compétences, etc.

Critère n°6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Vous devrez ici démontrer que vous effectuez bien une veille concernant le champ de la formation professionnelle et que vous suivez assidûment les évolutions des compétences et métiers liés à votre offre de formation. Vous devez aussi pouvoir prouver que vous êtes en veille sur les innovations techniques qui pourraient permettre une évolution de vos prestations.

En d’autres termes, vous devez vous montrer exemplaire en ce qui concerne le cadre légal de la formation professionnelle, les évolutions de votre domaine d’expertise et les innovations pédagogiques et technologiques.

Différents supports seront à votre disposition : abonnements à des médias spécialisés et à des revues professionnelles, participation à des conférences ou à des salons, adhésion à des réseaux professionnels, partage et diffusion des éléments issus de votre veille, actualisation juridique des documents légaux, actualisation de vos supports d’information et de contractualisation, évolution de vos contenus de formation, etc.

Critère n°7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

Enfin, pour ce dernier critère, il vous est demandé de confirmer le recueil et le traitement les appréciations des différents acteurs concernés par votre offre de formation. Ces derniers peuvent être : vos apprenants, vos financeurs, vos formateurs et intervenants.

Bien sûr, vous devez également prouver que vous mettez en place des mesures d’amélioration suite aux réclamations reçues.

Vos éléments de preuves pourront être les suivants :  modalités de recueil des appréciations des différents partenaires, questionnaires et enquêtes de satisfaction, processus d’analyse et de traitement des appréciations, processus de gestion des réclamations, plan d’action d’amélioration, mise en œuvre des actions correctives, etc.

Vous en savez désormais davantage sur les sept critères de qualité à remplir pour obtenir la certification Qualiopi.

La démarche est conséquente mais vous pouvez la voir comme une opportunité d’améliorer votre processus de formation.

Surtout ne traînez pas ! Il vous faudra avoir passé votre audit et obtenu votre certification avant le 1^er janvier 2022 pour voir vos offres publiées sur les plateformes de Mon Compte Formation.

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